美國食品和藥物監(jiān)管局的日常事務(wù)辦公室（ORA）計(jì)劃在 2008年第一季度在全國28個區(qū)辦公室中18個安裝RFID系統(tǒng)。位于加州的文件追蹤和記錄管理方案提供商 FileTrail將為該應(yīng)用提供 RFID系統(tǒng)，追蹤總數(shù)共約為150，000份調(diào)查文件，這些文件經(jīng)常在辦公室間和員工間流通。 

舊金山 ORA辦公室于2006年3月份最早安裝了這套系統(tǒng)，該辦公室的品質(zhì)管理經(jīng)理Mohammad Samimi稱，現(xiàn)在他們已全面采用這套系統(tǒng)追蹤10，000份文件?！斑@套系統(tǒng)節(jié)省了大量的時間” Samimi評價(jià)說。 

RFID文件追蹤

作為 FDA的執(zhí)行部門，ORA派送檢查員到各個地方、公司拜訪，并記錄每次訪問和相應(yīng)的調(diào)查報(bào)道。由于很多這類材料無法保存或電子維護(hù)，追蹤文件的工作變成一件令人頭疼的事。 

采用新系統(tǒng)后，絕大多數(shù)的文件處理流程都實(shí)現(xiàn)了自動化。 

每份文件分配一張顏色編碼的標(biāo)簽，標(biāo)簽上面印有一個識別碼（肉眼可讀文本和條形碼）和被審查公司的名稱，F(xiàn)ileTrail產(chǎn)品策略經(jīng)理Tom Pemberton稱。標(biāo)簽內(nèi)嵌超高頻 EPC Gen 2無源 RFID嵌體。工作人員采用 DeskTracker讀取標(biāo)簽的RFID嵌體，DeskTracker是與一臺 PC相連的桌面閱讀器。標(biāo)簽的 EPC號碼、當(dāng)天日期接著被上傳到 ORA后端數(shù)據(jù)系統(tǒng)。記錄員工輸入文件的詳細(xì)信息，這些信息與EPC碼和打印數(shù)字標(biāo)識符相對應(yīng)。員工接著將該標(biāo)簽貼粘在文件上，并根據(jù)標(biāo)簽的顏色編碼和數(shù)字識別符將文件放在相應(yīng)的架子上。 

據(jù)Samimi稱，DeskTracker閱讀器可同時讀取一疊文件。當(dāng)員工要取某個文件時，他采用閱讀器讀取文件的 RFID標(biāo)簽，條形碼閱讀器（與RFID閱讀器相連）掃描自己配戴ID徽章上的條形碼。這套自取文檔系統(tǒng)一直運(yùn)行良好。 

標(biāo)簽數(shù)據(jù)存放在 ORA當(dāng)?shù)氐姆?wù)器上，Samimi稱，由ORA維護(hù)。FileTrail的軟件可以讓 ORA搜索到某個文件的位置記錄，并自動通過電郵告知員工該文件的放置時間是否超過設(shè)定的時間限制。 

Samimi稱辦公室計(jì)劃在 2008年引進(jìn)一臺 Intermec的手持 RFID閱讀器，對文件室進(jìn)行盤點(diǎn)或在辦公室其它地區(qū)搜索丟失的文件。他也計(jì)劃在每個辦公室安裝 FileTrail的固定RFID閱讀器 ZoneTrackers，這樣當(dāng)文件進(jìn)入某個部門時，閱讀器在門口就可獲取標(biāo)簽的ID號，。 

18個ORA 區(qū)辦公室將會采用同一套 FileTrail RFID追蹤系統(tǒng)，但不同地方采用的形式可能不一樣，Pemberton稱。 

“投資回報(bào)的評估是我們面臨著挑戰(zhàn)之一，”Pemberton稱，“追蹤和查找文件問題是很難評估的，很多人沒意識到這個問題，認(rèn)為這只是日常生活的一部分。”